由于開發(fā)區(qū)的性質(zhì)所決定，經(jīng)常要舉辦一些大小會議。比如：投資洽談會議、項目評估研討會、談判會議、信息發(fā)布會、合同簽字儀式、工程開工儀式、竣工儀式、剪彩儀式、企業(yè)投產(chǎn)典禮、外賓接待等會議和慶典。為此，掌握會議的策劃常識很有必要。

一、        基本要素

1、        主辦者：根據(jù)會議目標和規(guī)則，制定具體方案加以實施，為會議活動提供場所、設(shè)施和服務(wù)。保證會議的組織性和有序性。

2、        發(fā)起者：最早倡議并參與組織會議活動的單位或者個人。

3、        承辦者：具體落實會議的組織機構(gòu)。對主辦者負責(zé)。

4、        東道主：會議活動舉行地點的主人。主要任務(wù)是提供會議活動的場所和設(shè)施，負責(zé)會議活動的接待。

5、        與會者：參加會議的對象。包括正式會員和代表、列席成員、特邀嘉賓、旁聽人員。國際會議安排觀察員參加，非正式資格，無表決權(quán)。

6、        會議議題：會議主要解決的問題和主要 內(nèi)容一二三。

7、        會議主題：貫穿各議題的主線和中心思想。比如如何應(yīng)對新世紀的挑戰(zhàn)。

8、        動議：會議期間臨時提出的議題，比較緊急，有針對性。

9、        過程文件：會議期間的 記錄、會談記錄、會見記錄等。

10、  最后文件：會議結(jié)束時的書面文件。包括決議、決定、紀要、公報、合同、協(xié)定、諒解備忘錄、宣言、聲明、計劃、綱領(lǐng)等。

11、  會期：會議從正式開始到結(jié)束的跨距。周期性的會議，每年有固定時間召開，或者每月的例會。

12、  休會：會議期間的臨時休息，或者是給與會者足夠時間研究磋商，或者是因為外界影響被迫中斷。

13、  閉會：在正常情況下，完成各項議程，結(jié)束會議。

二、        會議策劃

1、        會議目標任務(wù)：根據(jù)工作需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究，確定會議的內(nèi)容，制定會議的目標、議題、議程。

2、        會議規(guī)模方式：策劃好參加人員范圍、場地成本、座位格局、會場氣氛、場地布置。

3、        會議發(fā)言方式：確定會議的主持人、報告人、發(fā)言人。安排順序，檢查講稿，限制人數(shù)，控制發(fā)言時間。

4、        會議名稱確定：根據(jù)會議主題，制作會標。根據(jù)會議性質(zhì)，選擇會議場地。報告會議需要大禮堂，研討會議需要圓桌，談判需要對面兩排而坐。

5、        會議議程日程：議程是根據(jù)主題確定的程序，考慮到內(nèi)容、主次、輕重、先后順序一一列出。日程是根據(jù)會期天數(shù)，安排每天做什么活動。包括報告、研討、參觀、就餐等。時間、地點、召集人、參加對象一一列出。

三、        會議準備

1、        會務(wù)籌備組：大型會議都要設(shè)置會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)。要設(shè)專門人員負責(zé)。

2、        組織機構(gòu)：包括秘書組、聯(lián)絡(luò)組、提案組、宣傳組、簡報組、會務(wù)組、保衛(wèi)組、總務(wù)組等。

3、        責(zé)任明確：做到人員落實、時間落實、文件發(fā)放、住宿、車輛、餐飲、等物質(zhì)準備落實到位。按照時間進度保障。有的會議還需要做好保密工作。

4、        會議通知：要提前發(fā)送會議通知、邀請函、請柬等。寫明會議名稱、主辦單位、內(nèi)容、時間、地點、參加對象、聯(lián)絡(luò)方式等。

5、        會議證件：大型會議要制作代表證。主要內(nèi)容包括會議名稱、會徽章、姓名、照片、組別、編號、會議日期等。

6、        會場布置：設(shè)簽到處。掛會標、標語口號、旗幟、花卉、音響；主席臺布置、席位安排、座位標簽；同聲音翻譯機構(gòu)；會議材料、獎品的擺放；空調(diào)、飲料、文具、視聽器材；安全通道、消防設(shè)施；

7、        會議費用：主要包括場地費用、裝飾費用、設(shè)備、交通、人工費用；文具資料費用、禮品和紀念品、餐飲食宿費用等。

8、        會議文件：要提前編寫制作必要的會議文件。商務(wù)洽談會議要制作會刊，包括參加會議的單位介紹、主要產(chǎn)品、聯(lián)絡(luò)方式等。并確定專人負責(zé)記錄、錄音、錄象等，做好新聞報導(dǎo)和簡報制作。

四、        會議接待

1、        擬定方案：根據(jù)辦會方針和接待規(guī)格，安排好迎接送行人員，宴請規(guī)格、住宿條件，以及參觀考察、娛樂活動等。

2、        接站：主辦方要安排人員在機場、港口、火車站迎接。確定迎接規(guī)格，陪同人員。制作引導(dǎo)標識和指示路牌。必要時候?qū)τ诟呒夘I(lǐng)導(dǎo)要安排獻花和歡迎隊伍。

3、        住宿：要安排在靠近會場的地方。根據(jù)參加會議人員的職位和身份，安排不同級別和規(guī)格的房間。隨行人員另行安排。發(fā)放作息時間和會議日程表。

4、        就餐：根據(jù)客人的民族習(xí)慣和國籍，安排適當(dāng)?shù)?a class="insidelink" target="_blank" title="張家界酒店">酒店。宴席、工作餐、酒會要根據(jù)需要具體確定。發(fā)就餐憑證，標出時間、地點、組合形式。餐桌上要擺放編號人數(shù)。服務(wù)員要講究禮貌。

5、        報到：設(shè)置會議接待大廳，服務(wù)人員做 好簽到、登記、驗證。發(fā)放文件，預(yù)收費用，安排住宿。對于典禮儀式和紀念性會議要設(shè)置會議簽到簿，與會者要親自簽名，是參加會議的憑據(jù)，以便留作永久紀念。

6、        會議活動：除了正式會議外，必要時候安排文藝演出、參觀考察、研討等。各組要安排好陪同人員和新聞記者。

7、        送行：要提前預(yù)訂返程票，送行車，做好費用結(jié)算，換正式發(fā)票。為了增加感情，可以發(fā)放紀念品。

五、        會見會談

1、會晤：雙方見面，交換意見，溝通信息，交換立場，聯(lián)絡(luò)感情。

2、接見：身份高的人士，會見身份低的人士；主人會見客人；領(lǐng)導(dǎo)人會見代表和先進個人。

3、召見：身份高的人或者主人，在自己的駐地，主動接見身份低的人或者客人。多使用于外事活動。涉外召見的要求是：座位安排“主左客右”，翻譯記錄人在后面坐；懸掛主方國旗；擺放水果茶水鮮花；主任在會客廳門口迎候，工作人員在大門口迎候。秘書介紹主客領(lǐng)導(dǎo)人后，再由領(lǐng)導(dǎo)人按照“先主后賓”的順序，介紹雙方隨行人員。會談完畢按照“主左賓右”的位置合影留念。

4、拜會：身份低的一方或者客人，主動去見身份高的人或者東道主。常帶有禮節(jié)性。

5、回拜：一方受到接見或者拜會之后，回訪對方，表示互相友好、尊重和感謝。

六、        簽字儀式

1、        簽字儀式的作用：確認會談文件的效力，正式簽署后生效；體現(xiàn)對于會談成果的重視； 通過參加人見證，通過記者報道擴大影響。

2、        簽字儀式的準備：通過反復(fù)磋商后定稿，用中外兩種文字寫成，嚴格校對后交付印刷、正規(guī)裝訂成冊（正本和副本）。

3、        簽字儀式：簽字人可以是參加談判的主談判人，也可以是更高級的領(lǐng)導(dǎo)人，可以代表一級政府的法人資格。代簽人必須出示委托人親筆簽字的委托書。注意簽字人的級別規(guī)格要相等?？梢园才疟ＷC人、律師、公證人員參加簽字儀式。助簽人要指明簽字處。然后雙方加蓋公章產(chǎn)生法律效力。

4、        簽字儀式現(xiàn)場布置：簽字桌上擺放各方席卡，寫明組織名稱、職務(wù)和姓名。涉外簽字要使用中外兩種文字，插掛雙方國旗，會標也使用兩種文字。簽字位置按照“左主、右客”的慣例。參加簽字人員按照“主左、客右”的原則站立于簽字人后面。簽字結(jié)束后立即舉行酒會舉杯共慶會談成功。工作人員提前準備好香擯酒和酒杯等。

七、        慶典儀式

1、        開幕式、閉幕式：確定參加會議人員的范圍，包括主辦單位和上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，協(xié)助單位、贊助單位代表，東道主以及活動有關(guān)單位。群眾代表，新聞記者。提前準備好發(fā)言稿。政府舉辦的會議，開幕式要放國歌、閉幕式播國際歌。

2、        確定主持人、致辭人和剪彩人：主持人通常是由東道主或者主辦單位方；致辭人的身份應(yīng)該高于主持人，比如主持人是副職務(wù)，致辭人應(yīng)該是正職務(wù)。剪彩人由主辦單位和相關(guān)單位的最高領(lǐng)導(dǎo)人，身份級別要大體相等。剪彩時候放音樂，參加人員鼓掌祝賀。

3、        現(xiàn)場布置準備：禮儀小姐，彩球彩帶，剪刀托盤，胸花，紀念品；簽到薄要美觀雅典，留下領(lǐng)導(dǎo)墨寶；儀式完了后，可以安排文藝表演等活動。

4、        開工揭幕儀式：一般都在現(xiàn)場舉行，要準備好臨時主席臺，奠基牌碑，剪彩用品，煙花爆竹，安排宴席。

八、        宴會

1、        宴會的形式：國宴，是以國家元首的名義的慶典，或者歡迎外國元首。正式宴會，除不掛國旗、不奏國歌外，以國宴基本相似，用于國際會議和涉外交往。便宴，主人接待來賓，氣氛輕松活躍。酒會，雞尾酒，略備小吃，不設(shè)坐椅，客人隨意走動，便于交談。適應(yīng)于慶典、開幕、簽字儀式等場合。茶會，講究茶葉和茶具，同時備有咖啡、水果和小吃。是一種研討會休息時間的招待形式。工作餐，自助餐或者快餐，形式簡單、隨意，方便工作交流，節(jié)約時間和費用，在時間緊迫、關(guān)系密切、不拘禮節(jié)場合下采用。

2、        宴會的目的：舉行宴會要師出有名，或者是歡迎來賓，或者是節(jié)日慶典，或者是開工典禮，或者是談判成功。高興而來，乘興而歸。目的不明確的宴會別人不敢參加會有顧慮的。

3、        宴會的的規(guī)格：要看來賓身份的高低而決定，有時候要看雙方的關(guān)系而決定。歡迎宴會要在客人到來的當(dāng)天舉辦，要考慮客人的禁食規(guī)矩和餐飲習(xí)慣。

4、        宴會的桌次：主桌，設(shè)在進門的右側(cè)或者后側(cè)。席位，主人居中而坐，右側(cè)為主賓，其他按照職位高低確定遠近。主賓和夫人坐在主任的兩側(cè)，如果主人的夫人不能夠出席，要安排身份相當(dāng)?shù)呐縼砼惆榭腿说姆蛉恕Ｖ鬓k方的陪同人員，要交叉與客人相坐，便于交流和照顧客人。

5、        宴會的程序：迎候、入場、就坐、介紹、致辭、祝酒、交談、送別、進休息室。主辦方面要周密安排，服務(wù)熱情，考慮完善，細節(jié)體現(xiàn)水平。

九、        新聞發(fā)布會議

十、        展覽會議