無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

1:需要做些什麼？

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2:誰來籌劃會議？

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

* 善于與人共事

* 善于注意小節(jié)

* 善于解決問題

* 善于與人協(xié)商

* 能夠管理會議財務事宜

* 熟悉酒店運作

* 能夠安排恰倒好處的菜單

* 能夠熟練操作電腦

* 能夠熟練地與視聽服務公司打交道

* 能妥善接待貴賓和外國客人

* 熟知各種禮儀

* 行事果斷、執(zhí)著

會議籌劃者的任務：

* 制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

* 制定會議議程

* 了解可供使用的場所和設施情況

* 選擇或提議合適的場所

* 檢查并比較各項設施

* 安排交通事宜

* 協(xié)調(diào)會務工作人員的活動

* 招收、培訓會務人員和廣告人員

* 制定可行預算或按既定預算安排有關工作

* 確定各項工作的時間安排

* 視察選定的場所和設施

* 與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）

* 確定印刷公司

* 安排食品、飲料有關事宜

* 討價還價

* 同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系

3:主要會議類型：

* 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結(jié)和表彰。

* 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

* 產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

* 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

* 專業(yè)會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

* 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。

* 培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內(nèi)容高度集中，由某個領域的專業(yè)培訓人員教授，而且通過培訓要實現(xiàn)某些目的和目標。

4:會議籌劃步驟：

目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。

會議的目標和目的有以下一些：

* 培訓 * 通知 * 教育 * 探討問題 * 做決策

* 引入新事物或介紹新人員

* 激勵 * 開發(fā) * 展示 * 促進與改善 * 解決問題

* 討論如何贏利 * 贏利

5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

* 預計召開會議的日期；

* 會議預計召開幾天；

* 打算在什麼地方召開會議；

* 會議形式或程序是什麼；

* 需要多大的場地；

* 以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何；

* 將有多少人到會；

* 會議預算是多少；

* 與會者對費用開支很在意嗎？

* 打算選用什麼級別的酒店和設施；

* 打算選用最高級的房間標準是什麼；

* 誰來制作會議邀請函；

* 會議需要向與會者打印相關資料嗎？

* 會議的發(fā)言人有哪些？

* 會議需要什麼樣的視聽設備；

* 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

* 與會者可以攜帶家屬嗎？

* 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

* 有誰來承擔這些活動的費用。