要測試會議籌辦人經(jīng)驗最好的方式是他(她)對于處理危機和緊急事件的能力。會議籌辦人不可避免在這種狀況下扮演領(lǐng)導(dǎo)角色，而且需證明有足夠能力處理，雖然其他人也有責(zé)任處理在會中所發(fā)生的各種緊急事件，但是會議籌辦人最終還是要去確定所有發(fā)生的因素。事前能列出緊急事件可能發(fā)生的項目，再以不同發(fā)生情況按照步驟處理。

        一、緊急醫(yī)療：對于緊急醫(yī)療計劃，要看與會者平均年齡、活動范圍和過去會議經(jīng)驗，不管如何，緊急事件可能在任何時間發(fā)生，但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會者因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨、遠(yuǎn)離親人所致，因此要使那些人得到照顧。

        (一)緊急醫(yī)療系統(tǒng)：會議籌辦人經(jīng)常憑借其經(jīng)驗通過當(dāng)?shù)?a class="insidelink" href="http://yuanfengshuhua.com/meeting/" title="會議">會議／觀光局或當(dāng)?shù)刂鬓k單位的分會協(xié)助成立一個緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護車送醫(yī)院急救。并在會議現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，在會場再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他(她)愿意短時間內(nèi)來看診，在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號碼。

        (二)會場醫(yī)務(wù)室：如果你是在會議中心舉行會議，在合約或保險的同意書中可能要求會議中心雇請一位護士或醫(yī)務(wù)人員在會場，有些會議中心有醫(yī)務(wù)室，可以安排醫(yī)務(wù)人員，先了解醫(yī)務(wù)室的位置、醫(yī)療器材。會議籌辦人可以評定現(xiàn)場這些設(shè)備與人員是否符合緊急醫(yī)療計劃，如果不足，則要特別安排一位醫(yī)務(wù)人員值勤，醫(yī)務(wù)室中至少要有輕巧的氧氣筒、繃帶、壓舌板、殺菌劑和阿司匹林，大部分會議籌辦人會試著放一些醫(yī)療用品，但是一定要留意其有效期限，如果超過這些基本用品外就需要醫(yī)院提供。

        (三)飯店緊急救護系統(tǒng)：大部分的飯店有自己的醫(yī)療人員，但是不能確定這位醫(yī)務(wù)人員是否可以處理緊急服務(wù)。大部分醫(yī)務(wù)人員并不住在那里，所以可能無法即時處理緊急醫(yī)療，但是各個飯店應(yīng)該有緊急救護系統(tǒng)，這就是會議籌辦人在選擇會場時就應(yīng)該考慮的，先了解會場緊急救護的情形，有些由總機來處理，有些是警衛(wèi)室，也有些是會議服務(wù)人員，要先了解每個會場情形到時候才不會找錯對象。

        如果同時使用幾個飯店，需先了解每一個飯店緊急服務(wù)的情況，確定要找哪一個人，留下他(她)們的電話號碼，萬一發(fā)生緊急事故時一定要先通知負(fù)責(zé)處理的人，很多會場及組織派人接受心肺復(fù)生術(shù)訓(xùn)練，懂得這種技術(shù)可救很多人生命，因此每一個組織都應(yīng)該提供員工學(xué)習(xí)這種技術(shù)，有兩項緊急事件可能會發(fā)生是：企圖自殺、急性酒精中毒，輕者比較沒有生命危險但仍需緊急處理。因此任何緊急狀況獲得人院許可是必需的，寧可多做準(zhǔn)備不要準(zhǔn)備不足。

        二、衛(wèi)生問題：衛(wèi)生問題是籌辦國際會議另一項重大挑戰(zhàn)，包括飲食衛(wèi)生與環(huán)境衛(wèi)生兩方面。國際會議通常是在已開發(fā)國家和開發(fā)中國家舉行，而且爭取到國際會議的國家，都會選擇環(huán)境良好的地方作為會議與活動的場地，因此環(huán)境衛(wèi)生大致不會有問題。而餐飲衛(wèi)生是主辦單位戰(zhàn)大的挑戰(zhàn)，特別是上千甚至上萬人參加的大型國際會議，更是要慎選餐飲合作對象，萬一其中有人因食物不潔而造成腹瀉甚至食物中毒，那將造成無法彌補的損失，對主辦國家、城市的形象也會大打折扣。近來英國發(fā)生門蹄疫事件，相信對他們爭取國際會議方面會有嚴(yán)重的影響。

        三、火災(zāi)：每一個與會者都要知道在活動中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有責(zé)任千告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會議籌辦人扮演著更重要的角色，保護與會者并提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起給與會者參考。小小一個動作可可能救很多條生命。

在做場地檢查時特別是高層樓飯店，要熟悉其安全設(shè)施，以下是安全設(shè)施注意項目檢查表：
        1．是否有自動滅火系統(tǒng)(灑水式);
        2．灑水口在哪里，走廊、睡房、公共區(qū)域、廚房?
        3．如果建筑物沒有自動滅火系統(tǒng)，是否全部有防煙偵測器?
        4．建筑物的每一層樓是否有兩個可移動的滅火器?
        5.是否火災(zāi)出口處直接可到建筑物外面?
        6．防火警示燈是否看得到和照明良好?
        7．從每個走廊可看見指引到火災(zāi)出口的燈?
        8．在電梯口是否有指引，萬一發(fā)生火災(zāi)請使用樓梯的標(biāo)志?
        9. 查一查滅火器上的條子，是否每月檢查?
        10．在每一層樓適當(dāng)位置是否有防火手冊?

        這份注意項目檢查表未必真正有用，但至少讓會議籌辦人認(rèn)識到-些基本的重要項目，花費時間去準(zhǔn)備那些未必會發(fā)生的事似乎很討厭，但是要記得拯救一條生命或避免一場災(zāi)難是值得的。

        四、簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項，通常在會議通知(anrlounce-ment)中都會說明簽證的細(xì)節(jié)，但是仍然有些國外與會者忽略這方面的問題。特別對于重要的貴賓，更要再三叮嚀簽證的問題。曾經(jīng)有一次國際會議在臺灣舉行、其中有一位重量級的貴賓因為簽證問題而延誤抵臺，他可能因為工作太忙碌加上他的秘書也沒有留意。使他到了機場卻因為沒有簽證而無法上機，他只好在機場打長途電話通知我們，由于他是一位國際會名人士、外交部立即通知駐外辦事處給予簽證，使尋位貴賓趕搭第二天班機抵達(dá)，雖然最后他順利來臺，但因為他的延誤，使大會節(jié)目必須略為變動，所有工作人員也因而忙得人仰馬翻。

        五、盜竊：國外與會者在會議當(dāng)?shù)刈h當(dāng)?shù)赜龅奖I竊事件都會留下不良印象，因此在重要國際會議期間，要求地方政府加強警力，避免發(fā)生盜竊事件，同時主辦單位也應(yīng)該以書面資料告知與會者盡量減少到人多復(fù)雜的地方去，國外與會者對夜市很感興趣，如果要去，盡量不要帶貴重物品如現(xiàn)金、珠寶、護照等，同時最好有當(dāng)?shù)厝伺阃容^安全。